A Faculdade de Engenharias, Arquitetura e Urbanismo e Geografia (Faeng) é uma unidade grande da Cidade Universitária – são mais de 15 mil itens distribuídos em 11 blocos diferentes – o que pode tornar o controle de patrimônio uma tarefa complexa, ainda que essencial.
Pensando nisso, estudantes do curso de Engenharia de Produção e a Coordenação Administrativa da Faeng desenvolveram um sistema próprio para controle e gestão do patrimônio da unidade.
Criado em um processo de consultoria com a participação ativa dos estudantes Cristiane Peres Marques, Fernanda Cardoso Wolf e Paulo Otávio do Nascimento Santos, o sistema funciona com quatro bases de dados, alimentadas pelos técnicos-administrativos da unidade, e três painéis de controle.
Nas bases de dados, são computadas a identificação dos bens, os locais exatos e os responsáveis pelo espaço, a identificação dos servidores da unidade e a relação de bens não encontrados durante o inventário. Já os painéis mostram os indicadores da gestão do patrimônio e a apresentação da situação dos bens por quantidade, valor, categoria e estado de conservação, em cada sala e laboratório da Faeng, podendo estratificá-los conforme o interesse do gestor. Assim, é possível saber sobre quais itens um determinado servidor é responsável em quantidade e valor, bem como os termos de corresponsabilidade com a data da assinatura.
“O sistema de patrimônio da UFMS cadastra todos os bens em um único local e com um único responsável, respectivamente a unidade e o diretor. Do ponto de vista da gestão do patrimônio, o processo é muito mais complexo e em conversas com a direção e a Coordenação Administrativa da Faeng, surgiu a demanda de se criar mecanismos de controle e monitoramento dos bens, bem como de indicadores de desempenho”, conta o supervisor do projeto, professor Alexandre Meira de Vasconcelos.
Segundo ele, o sistema foi proposto em uma disciplina de aplicação de técnicas e conceitos de Engenharia de Produção em situações reais de empresas. “Usamos como ferramenta o Excel, que é muito conhecido e acessível, com recursos relevantes e avançados, porém utilizados na maioria das empresas somente para lançamento de dados e construção de planilhas. Os alunos foram convidados a usar recursos avançados do Excel para construir um sistema de controle de patrimônio que atendesse as necessidades dos técnicos responsáveis por esse processo”, explica.
Para Cristiane, uma das estudantes envolvidas no desenvolvimento do projeto, a grande relevância do trabalho foi a transformação de dados em informações que agregam valor para o “cliente”, no caso, a gestão administrativa da unidade. “Nosso cliente já possuía uma base de dados longa, com aproximadamente sete mil itens cadastrados, entretanto os dados ainda não estavam processados de uma maneira simples e adequada. Sendo assim, por meio da estruturalização dos dashboards, foi possível estabelecer uma linha de raciocínio para realizar análises, localizar oportunidades, identificar locais e patrimônios de maior valor agregado, compreender qual a situação atual do patrimônio, quais itens compõem o patrimônio de cada bloco, identificar responsáveis e a situação do termo se esse foi enviado e assinado ou não. Além da localização de oportunidades, foi possível também trabalhar com indicadores chave de performance (KPI) onde foi estabelecido a visão de itens transferidos, baixados e extraviados, sendo possível analisar os dados históricos e criar comparações”.
Ela acredita que a experiência foi positiva e contribuiu na assimilação de conhecimentos compartilhados teoricamente. “O principal aprendizado para mim foi a estruturalização do raciocínio ao trabalhar com um grande volume de informações e a experiência de criar valor para o cliente ao atender sua necessidade. Além disso, foi possível desenvolver habilidades como domínio do uso do software utilizado, comunicação e a capacidade analítica ao elaborar os painéis e ao interpretar. Ainda foi possível confirmar a importância e aplicação dos conceitos vistos em sala. Ficou evidente também que não basta ter dados, é preciso transformar em informações”, afirma Cristiane.
De acordo com o professor Alexandre, o sistema já está pronto e foi validado pelos técnicos-administrativos responsáveis pelo processo de controle e gestão do patrimônio, assim como também já foram notadas algumas melhorias que serão feitas conforme o uso. “O sistema foi baseado nos dados históricos da unidade e será posto em uso efetivo com o inventário de 2020. Ele é uma ferramenta que poderá ser aprimorada com o uso, porém já foi identificado que é preciso que o inventário seja mais preciso na identificação dos locais exatos, como sala, laboratório, etc., no estado de conservação, nas transferências, entre outros detalhes”.
Samyra Cordeiro é a técnica-administrativa responsável pelo patrimônio da unidade e concorda que o sistema irá auxiliá-la. “Irá ajudar no meu trabalho por conter informações, gráficos e indicadores que poderão nortear futuras decisões, a exemplo onde estão concentrados os bens de maior valor e apontar a posse de qual docente. A melhoria se dará para identificar através de gráficos os bens obsoletos, excelentes e de maior valor, e sua concentração também”.
Caso demais unidades da Universidade tenham interesse em saber mais sobre o sistema ou até mesmo queiram implementá-lo, Alexandre diz estar disponível para contato. “O curso de Engenharia de Produção está a disposição de outras unidades que queiram usufruir das nossas competências para melhorar os processos internos e gerar conhecimento e soluções para as diversas unidades e setores. Havendo interesse, podemos disseminar e orientar outras unidades sobre a ferramenta e seu uso”, declara.
Texto: Leticia Bueno
