Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFMS, todos os requerimentos acadêmicos, que antes eram realizados fisicamente em cada secretaria acadêmica (Secac), passaram a ser feitos online e por meio de duas vias: pelo site da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd) ou por um atalho disponível no próprio perfil do aluno, no Sistema Acadêmico (Siscad).
As vantagens, segundo o chefe da Coordenadoria de Gestão de Sistemas da Agência de Tecnologia da Informação e Comunicação (Agetic) da UFMS, Maurílio Mussi, foram ganhos de agilidade e produtividade, além da padronização dos procedimentos. “Ganhamos no controle dos prazos e a consequente redução no tempo de realização dos processos. A mudança trouxe ainda a tramitação dos processos em múltiplas unidades e a possibilidade de pesquisa em todo o seu teor, uma vez que fica disponível no SEI para as secretarias”, comentou.
Vantagens
A implantação do SEI agilizou a solicitação via requerimento de serviços como: mobilidade interna; transferência; solicitação de segunda via de diploma; adiantamento de colação de grau; atestados diversos; certificações; revalidação, bloqueio, desbloqueio e atualização de cadastro junto às bibliotecas; desistências; declarações; aproveitamento de disciplinas; revisões de provas e trancamentos, entre outros. Os pedidos agora podem ser feitos 24h por dia e de qualquer lugar onde o acadêmico tenha acesso à internet, não dependendo mais dos horários de funcionamento das secretarias dos cursos, somente obedecendo às datas fixadas nos prazos do calendário acadêmico.
O chefe da Coordenadoria de Administração Acadêmica da Prograd, Amaury de Castro Jr., lembrou que a digitalização dos requerimentos trouxe ainda benefícios econômicos e ao meio ambiente, uma vez que o gasto com papel será reduzido.
Nádia Scheeren, que trabalha na secretaria acadêmica do Instituto Integrado de Saúde (Inisa), exemplificou uma das vantagens: “Antes dessa mudança, se um aluno estivesse doente, impedido de se dirigir à UFMS, por exemplo, tinha de enviar uma pessoa devidamente autorizada – com documentos que comprovassem sua autorização – para protocolar seu atestado através do preenchimento de requerimento físico. Hoje, se estiver doente, o aluno pode acessar o requerimento online e enviar, via digital, o atestado, em formato pdf ou jpeg, e demais documentos necessários. Para o acadêmico, ficou muito mais fácil”, disse.
Nádia recordou também que os alunos ganharam mais tempo dentro dos prazos do calendário acadêmico. “Antes o período de inscrições para quaisquer procedimentos, editais ou ações se restringiam ao horário comercial de atendimento das Secacs, hoje podemos ter solicitações feitas até 23h59 da data estipulada, isso porque o aluno envia o requerimento e a Secac é que irá criar o processo dentro do SEI”.
Funcionamento
O formulário online fica no site da Prograd ( https://prograd.ufms.br/ ) onde o acadêmico deve fazer o login com o passaporte UFMS para se identificar e escolher o tipo de requerimento dentre uma lista.
Há também um atalho para o formulário online dentro do Siscad, no perfil do acadêmico, na guia “Documentos”.
Dependendo do tipo de requerimento escolhido, serão exigidos uma justificativa e arquivos específicos a serem anexados. Quando o acadêmico termina o preenchimento, a secretaria acadêmica do curso recebe um e-mail com as informações preenchidas pelo aluno. O secretário acadêmico então dá início a um processo relacionado ao Assentamento Individual do Acadêmico – Dossiê Acadêmico dentro do SEI.
“Antes esse Dossiê era um processo físico com todos os documentos pessoais e requerimentos solicitados pelos alunos. Com a chegada do SEI, os Dossiês antigos estão sendo digitalizados e os Dossiês dos novos acadêmicos já estão sendo criados no sistema. Isso facilita o tratamento das informações dos acadêmicos por ser um meio digital e acaba com o arquivo físico que era gerado nas unidades”, finalizou Maurílio.
