A partir de abril, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) ganha um novo módulo de consulta pública e, por isso, servidores devem adotar procedimentos e cuidados na criação e tramitação de processos e documentos. Especificamente no que dispõe a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, o objetivo da mundança é o de proteger direitos como os de liberdade e de privacidade, por exemplo. “Vamos iniciar a implantação do módulo em março. A previsão é de que já esteja finalizada até 30 de abril. Essa ação já estava prevista no processo de Transformação Digital da UFMS e contribui para melhoria de processos e maior transparência das ações na Universidade”, explica o diretor da Agência de Tecnologia de Informação e Comunicação, Luciano Gonda.
“É importante esclarecer que a LGPD define que o tratamento de dados pessoais é ‘toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração’”, explica a ouvidora da UFMS, Mariane Cristina Wolf.
De acordo com Mariane, que também é encarregada do tratamento de dados pessoais na Universidade o simples acesso a um documento que contenha dados pessoais ou a impressão de um documento do SEI são exemplos de operações de tratamento de dados pessoais. “Todos os servidores públicos têm o dever de garantir que as informações pessoais constantes nos documentos sejam protegidas”, destaca.
Para a secretária substituta de Documentação Institucional (Sedoc), Daline Dutra, “de forma simplificada, a principal regra que deve ser seguida é: se o dado não for uma informação relevante e necessária, não deve constar no documento. Nos casos em que essa informação for essencial para o trâmite, o documento/processo deve ser classificado com o nível de acesso restrito e, se houver necessidade de que o documento seja publicado, é preciso que os dados pessoais sejam descaracterizados ou tarjados”. A Sedoc é vinculada à Agência de Comunicação Social e Científica.
“A LGPD visa garantir que os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade dos titulares de dados sejam protegidos e trouxe também uma mudança na forma de lidarmos com os dados pessoais que tratamos no exercício de nossas atribuições. Esse tratamento, feito em conformidade com a LGPD, traz a confiança a todos nós de que os dados de toda a comunidade acadêmica são tratados com segurança”, reforça Mariane.
Para a ouvidora, “é importante que todos os servidores conheçam a Lei e entendam os princípios que devem ser observados no tratamento dos dados, para que seja fortalecida a cultura institucional de garantia e respeito à privacidade dos dados pessoais nas atividades rotineiras da universidade”, enfatiza. Segundo a ouvidora, a Escola Nacional de Administração Pública (Enap) oferece cursos gratuitos que tratam da LGPD, de forma virtual por meio da Escola Virtual.Gov.
Ela também lembra que a Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia também disponibiliza um Guia de Boas Práticas sobre a LGPD (confira aqui) que fornece orientações de boas práticas aos órgãos da administração pública federal para as operações de tratamento de dados pessoais.
“A adoção dessas medidas visa a promover uma maior segurança para todos os servidores da UFMS, bem como para a comunidade externa com demandas na universidade, uma vez que evita a exposição desnecessária de dados pessoais e sensíveis”, complementa a secretária substituta da Sedoc.
Sobre o SEI
O SEI é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), cedido gratuitamente à administração pública e escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Foi fruto da iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e tem sido implementado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas.
Foi implantado na UFMS em 2017 com os objetivos de: modernizar a gestão de documentos e processos, garantindo eficácia, eficiência e efetividade na gestão de processos da UFMS; promover maior celeridade na tramitação e maior transparência de processos da UFMS; além de garantir sustentabilidade com a redução do uso de papel.
Entre as vantagens do Sistema, estão: acesso remoto por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS e Android); boa navegabilidade e usabilidade; economia nos contratos de compra de papel, em outsourcing de impressão, material de escritório e serviço de postagem; redução de custos com logística e transporte de documentos; integração com outros órgãos por meio do barramento de serviços; e maior produtividade, rapidez, transparência e segurança aos trâmites administrativos.
Texto: Vanessa Amin
