O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) está em funcionamento na UFMS desde 2017. A ferramenta foi implantada para dar maior agilidade e transparência na criação e tramitação de todos os processos no âmbito da Universidade.
Segundo a diretora da Agência de Comunicação Social e Científica (Agecom), Rose Mara Pinheiro, desde a implantação do SEI até o momento atual, não só a UFMS modernizou as práticas de criação, movimentação e fornecimento das informações institucionais, como também várias melhorias foram realizadas no próprio sistema, que foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é cedido gratuitamente a instituições públicas.
Em novembro de 2020, atendendo ao Decreto nº10.139/2019, todos os atos normativos referentes ao uso do SEI na UFMS foram consolidados na Resolução de nº101, do Conselho Diretor. A partir de 2021 mudanças foram realizadas na estrutura administrativa da UFMS, tornando necessárias algumas alterações dentro do sistema e também na normativa.
“A Resolução de nº136 de 8 abril de 2021 atualiza as nomenclaturas e torna as orientações mais fáceis para a utilização do SEI. Também, desde janeiro deste ano, a Secretaria de Documentação Institucional (Sedoc) faz parte da estrutura da Agecom. Essa integração foi muito importante porque diz respeito à comunicação interna e externa da Universidade”, destaca a diretora da Agecom.
A Resolução traz as competências de cada unidade; os deveres e responsabilidades dos usuários; e orientações para a classificação de nível de acesso aos documentos; para a assinatura digital; para a digitalização e para destinação dos processos, entre outras informações.
Competências
A Agência de Tecnologia da Informação e Comunicação (Agetic) é a unidade responsável por disponibilizar a infraestrutura tecnológica necessária para hospedagem dos aplicativos componentes do SEI e pelo armazenamento da base de dados de todos os documentos recebidos e produzidos no meio eletrônico, entre outras atribuições.
A Agecom é responsável pelo gerenciamento de usuários e criação de unidades no sistema; pela inclusão de tipos de processo, tipos e modelos de documentos; e pela análise e demais procedimentos para arquivamento, entre outras.
Às Unidades, compete orientar os usuários de sua responsabilidade hierárquica no uso do SEI; acompanhar os registros e movimentações de processos de cada setor; solicitar à Agecom a criação e o cancelamento de usuários; definir os usuários que poderão ter acesso à Unidade e avaliar e encaminhar processos para arquivamento.
Perfis de usuários
A secretária de Documentação Institucional (Sedoc), Maria Francisca Ribeiro de Resende, detalha um pouco mais a inserção e gerenciamento de usuários no SEI. “Os usuários são classificados pelos tipos de perfis liberados, que podem ser: Básico, Colaborador, Base de Conhecimento, Gerente de Assinatura Externa e Usuário Externo. Todos os servidores ativos e ingressantes no Quadro Permanente da UFMS serão habilitados como perfil Básico. Neste tipo de acesso o usuário poderá gerar e assinar documentos e cadastrar e tramitar processos, respeitando suas competências funcionais. Os profissionais e estagiários contratados poderão ter acesso no perfil de Colaborador. Neste perfil será permitida a criação e edição de documento, mas sem assinatura do Colaborador”, explica. A solicitação para liberação de acesso para ambos os perfis deve ser feita pelo chefe da unidade, por meio do e-mail sedoc.agecom@ufms.br.
No perfil de Gerente de Base de Conhecimento o usuário terá a permissão de atualizar a Base de Conhecimento dos Processos SEI. No perfil de Gerente de Assinatura Externa o usuário terá a permissão de autorizar o cadastro de usuários externos. “As liberações desses perfis seguem a mesma norma, ou seja, devem ser feitas com solicitação via chefia da unidade, por meio do e-mail da Sedoc”, aponta.
Maria Francisca explica ainda que o cadastro de Usuário Externo deve ser realizado pelo próprio interessado, na página digital.ufms.br. “O cadastro será efetuado no caso de necessidade de assinatura de documentos por estudantes, professores substitutos, voluntários ou visitantes, ou pessoas físicas contratadas pela UFMS ou que representam empresas ou entidades relacionadas a contratos ou convênios com a Universidade. No cadastro de usuário estrangeiro o Passaporte é aceito como documento oficial”, explica.
Classificação e arquivamento
Entre as dúvidas mais frequentes que os usuários têm com relação ao SEI, a secretária da Sedoc destaca ainda a classificação de processos e documentos; o tempo de guarda e arquivo (temporariedade) e a classificação dos níveis de acessos (público, restrito ou sigiloso) e suas respectivas hipóteses legais.
De acordo com a Resolução, quando o conteúdo do documento ou processo puder ser visualizado por qualquer usuário cadastrado no SEI, deve ser classificado como público; quando o acesso for restrito às Unidades pelas quais ele tramitar e a todos os usuários vinculados àquelas Unidades, ele deve ser classificado como restrito; e quando o acesso for exclusivo aos usuários a quem for atribuída permissão específica, deverá ser classificado como sigiloso.
A análise de temporalidade é de competência da Agecom, que deve acompanhar os processos que estejam sem movimentação para possível arquivamento e analisar os processos enviados pelas unidades ao Arquivo Central/Sedoc/Agecom, unidade criada dentro do SEI com esta finalidade. “Os processos recebidos para arquivamento serão analisados e, se necessário, reclassificados de acordo com o assunto de que tratam, visando a garantir sua correta destinação final, pois cada tipo de processo foi pré-classificado com o código correspondente das Tabelas de Temporalidade de Documentos aprovadas pelo Arquivo Nacional. São esses códigos que determinam o prazo de guarda de cada processo”, explica Maria Francisca, que alerta também para uma orientação em específico: os processos que compõem o Assentamento Funcional Digital não deverão ser enviados para arquivamento, permanecendo sob a responsabilidade da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep).
De acordo com a Resolução, os processos eletrônicos serão mantidos até que sejam cumpridos seus prazos de guarda definidos na tabela utilizada pela UFMS e sua eliminação deverá seguir os mesmos trâmites legais que os documentos físicos. Os processos eletrônicos de guarda permanente irão receber tratamento de preservação digital, a fim de que não haja perda ou corrupção da integridade das informações.
A Resolução de nº 136, de 8 abril de 2021 do Conselho Diretor da UFMS pode ser acessada aqui. Mais informações sobre o SEI e sua utilização podem ser acessadas no site digital.ufms.br.
Texto: Ariane Comineti
